Implementación de sistemas ERP en una empresa

La decisión de implementar un sistema ERP surge como un condicionamiento de mantener y mejorar la capacidad de crecimiento de diferentes áreas de la empresa.

Autora: Molly Greace Siesquén Sánchez

Introducción

Implementar un ERP en una empresa es una decisión muy importante y para que la decisión sea la correcta lo principal es saber cuáles son las necesidades de la compañía, qué se desea automatizar y qué significa simplificar tanto trabajo. Una vez se tenga claro que se quiere implementar un software ERP en tu empresa, el siguiente paso es hacerlo.

Según la revista española ITReseller, hasta Septiembre 2019, una investigación de la empresa PHC Software, “el 60% de las empresas que han digitalizado su gestión, usan un ERP para llevar a cabo una gestión avanzada de su empresa”. [1]

En el Perú, “cinco de cada diez empresas utilizan tecnología para la gestión de inventarios. El uso de esta herramienta aumenta las ventas del 25 % al 30 % frente a una gestión que no automatiza el inventario”. [2]

¿Qué es el software ERP?

Se considera un ERP como un conjunto de sistemas de información que permite a las empresas la integración de distintas operaciones del negocio dentro de un mismo programa: operaciones de producción, logística, inventario, contabilidad y recursos humanos, entre otros. Funciona como un único programa que cuenta con una base de datos central para cada una de las áreas que tiene la empresa. 

Además hay ciertos parámetros a considerar. Según Tipse 2022, “Consideramos los siguientes criterios cuantitativos y cualitativos para determinar los sistemas con mayor rendimiento, después de evaluar más de 50 empresas de ERP” [3]

• Cuota de mercado

• Facilidad de implementación, incluyendo tiempo y costo promedio.

• Madurez de las soluciones en la nube.

• Flexibilidad de soluciones.

• Escalabilidad de soluciones.

• Facilidad de integración a sistemas de terceros.

• Facilidad de gestión del cambio organizacional y formación.

• Fuerza del ecosistema de proveedores, como integradores de sistemas y socios

• Tiempo promedio para la realización de los beneficios.

Ventajas de tener un ERP en tu empresa

• Automatización de procesos

• Ahorro de tiempo

• Reducción de costos

• Disponibilidad de información en la misma plataforma.

Pasos para implementar un ERP en tu empresa

1. Planificar
   Es la etapa más importante del proyecto pues de su correcto planteamiento depende el éxito de nuestro proyecto. Aquí se determinan los recursos del proyecto a nivel técnico y humano. Es necesario que se involucren las áreas interesadas y la alta dirección de la empresa.
   Es en esta etapa donde se definen los KPIs o indicadores para ello se debe considerar que todos estos sean realistas, relevantes y eficaces para ofrecer la información que necesitamos. Es decir, qué vamos a medir y cómo lo haremos.

2. Alcance
   Esta es la fase más analítica, aquí se definen los procesos con los que la empresa desarrolla su actividad y las necesidades o requisitos específicos del negocio. Se debe tener una ruta clara de todo lo que sucederá durante la implementación para evitar excedernos en tiempo y presupuesto, y así evitar pérdidas. Podemos dividir esta etapa en dos partes: La primera en la que se debe conocer todo el funcionamiento del negocio en particular y cada uno de sus procesos. Y la segunda que trata de acoplar cada uno de los procesos del negocio con los que tiene el ERP
   El resultado final será un documento que determinará el análisis de alcance, y fechas de entrega de la implementación.

3. Lluvia de ideas / evaluar las opciones
   Para una utilización exitosa del software ERP, es necesario que la gerencia se tome el tiempo de conocer la diferencia entre cada una de las opciones que existe en el mercado para la implementación y tome la mejor decisión para el negocio. La evaluación de las opciones del sistema ERP es una tarea muy importante, ya que se evaluarán en función de las necesidades actuales, así como los requisitos futuros.
   Existen diversas soluciones ERP algunas libres y otras de pago; la preferencia actual de los clientes es Cloud(en la nube) ya que estas opciones están disponibles en diferentes ámbitos y flexibilidades para adaptarse a los requisitos futuros.

4. Parametrización
   En esta etapa se deben configurar los equipos necesarios, tanto en Hardware como software(de tener alguna versión anterior o de capacidad e infraestructura requerida para la implementación), todo ello basado en el documento de análisis de alcance. Además se validará que todo lo especificado en el alcance sea realizado para evitar ambigüedades en la implementación.

5. Migración de datos

Este punto es uno de los más importantes en este proceso, pues si la compañía está probando el software por primera vez implica un cambio muy significativo.

Debemos identificar qué datos son necesarios para que la transición sea exitosa. Se cargarán sólo los datos más importantes, ya que la calidad de los datos a migrar y las distintas codificaciones del sistema anterior requieren de un mayor esfuerzo para la implementación en el nuevo software.

6. Pruebas
   En esta etapa se simulará con los datos reales del sistema anterior cada uno de los procesos de trabajo de la empresa de la forma más realista posible.
   Si se encuentran errores, se deben corregir, pues a su vez se realizan pruebas de calidad, rendimiento y aceptación con el usuario.
   Esta etapa se culmina cuando todos los procesos se desarrollan con éxito y existe fluidez entre las diferentes áreas.

7. Transferencia de conocimiento
   Esta etapa es clave en este proceso, pues dependerá de qué tan bien capacitado esté nuestro personal para que su desempeño con el nuevo sistema sea el mejor. Asimismo es importante indicarles que mientras se van adaptando al nuevo sistema tendrán un soporte dispuesto a ayudar y su experiencia se verá beneficiada al incluir nuevos conocimientos.
   Probablemente una de las partes más complejas sea la resistencia del cambio, pues la mayor parte de los empleados están acostumbrados a llevar ciertos procesos de manera diferente, para ello es importante comunicar de manera positiva que este cambio de sistema o nueva implementación les facilitará más las cosas.

8. Puesta en Marcha
   Finalmente llegamos a la última etapa de la implementación, aquí se logra la puesta en marcha del sistema ERP y es donde la empresa que ha realizado la implementación debe estar de forma presencial y continua para apoyar a los usuarios con sus dudas hasta que se familiarice por completo y sea totalmente autónomo.

9. Control y seguimiento

¡Es momento de comenzar a funcionar!

Luego de realizada la implementación se debe realizar pruebas adicionales de funcionalidad como una medida de seguridad. Hacer un seguimiento de los registros nuevos con el fin de verificar que los usuarios estén usando correctamente el sistema. Finalmente es importante que el proveedor realice las actualizaciones del software con regularidad como un aspecto del soporte continuo

¿Cuáles son los tipos de ERP?

1. ERP local: se instala directamente en los servidores que tu empresa posee y mantiene. Esto significa que debes alojar y mantener tu ERP.[4]

2. ERP basado en la nube: se implementa a través de la web, y permite a los usuarios acceder al sistema en cualquier momento que tengan una conexión a Internet. Es uno de los tipos de ERP más usados actualmente. Existen variedad de opciones en despliegue y alojamiento basadas en la nube disponibles; a continuación algunos:[4]

• ERP SaaS (software como servicio): se basa en la suscripción, lo que significa que se paga una cuota mensual que puede depender del número de usuarios que tenga.

• ERP con nube privada: se aloja en tu centro de datos o en el de un proveedor de servicios externo.

• ERP con nube pública: está gestionada por proveedores de servicios en la nube de terceros y se suministra a través de Internet.

3. ERP híbrido: es una combinación de servicios de implementación y alojamiento, lo que te permite dictar tu propia experiencia de ERP. Este tipo de ERP conlleva varias ventajas:[4]

• En primer lugar, los usuarios pueden acceder al sistema en cualquier momento que tengan una conexión a Internet y se requiere una infraestructura limitada.

• Además, los proveedores de la nube distribuyen de forma periódica actualizaciones y correcciones de mantenimiento, por lo que el sistema está siempre al día.

Top 05 de ERP para grandes empresas

La empresa Tipse, considera que dentro de los principales ERP para grandes empresas (TOP 05) solicitados en el mercado a la siguiente lista.[3] 

Además Tipse, es una empresa que brinda servicios de consultoría,  outsourcing y capacitaciones en Perú, por ello también se dedica a la implementación de software ERP.

• Salesforce: construido de forma nativa en la nube es otra fortaleza. Mientras que otros proveedores de ERP están luchando para mover aplicaciones heredadas a la nube, Salesforce está actualizando constantemente su solución de nube relativamente madura. La flexibilidad y la facilidad de implementación son dos puntos fuertes que ayudaron a que el producto se ubicara entre los 5 primeros. [3]

• WorkDay:  Es un proveedor de software basado en la nube que se especializa en aplicaciones de administración de capital humano (HCM), administración de recursos empresariales (ERP) y administración financiera. [5]

• NetSuite: es el paquete líder de software empresarial integrado en la nube para la planificación de recursos empresariales . Le ayuda a administrar el inventario, realizar un seguimiento de las finanzas, alojar tiendas de comercio electrónico y mantener sistemas de gestión de relaciones con los clientes. NetSuite fue adquirida por Oracle en noviembre de 2016. [6]

• SAP S/4 HANA: es una suite de negocios ERP basada en la base de datos en memoria de SAP HANA que permite a las empresas realizar transacciones y analizar datos comerciales en tiempo real . [7]

• Microsoft Dynamics 365: es un sistema ERP/CRM en la nube que se ejecuta en Microsoft Azure e incluye ventas, servicio al cliente, servicio de campo, marketing, automatización de servicios de proyectos, operaciones y finanzas. [8]

De igual forma en Perú contamos con la empresa “Evaluando Software”, que hace una comparativa de los ERP. En su web www.evaluandosoftware.com/directorio/erp/ podrás encontrar los diversos proveedores que gestionan e implementan este tipo de tecnologías para la mejora y crecimiento de tu negocio.

Conclusiones
Cabe destacar que la tecnología del software ERP es de mucha importancia para las empresas desde las más pequeñas hasta las más grandes, ya que a medida que el negocio va creciendo, también se necesita gestionar de manera óptima los  recursos y activos del mismo.

Considerar implementar un ERP, no sólo conlleva a tener mayor control del negocio, sino también cuantificar el crecimiento para continuar escalando y estar a la altura de la competencia.

De la misma manera es fundamental que se tenga un gran equipo para la implementación y la puesta en marcha del proyecto, que cuente con las capacidades de poder adaptarse y esté dispuesto a asumir nuevos retos para la tecnología que se pretende implementar, así se lograrán grandes resultados a nivel negocio y satisfacción de los usuarios.

Bibliografía

[1] IT Digital Media Group, “El 60% de las empresas que han digitalizado su gestión usan un ERP | PYME | IT Reseller,” Sep. 2019, Accessed: Oct. 04, 2022. [Online]. Available: https://www.itreseller.es/pyme/2019/09/el-60-de-las-empresas-que-han-digitalizado-su-gestion-usan-un-erp

[2] “En el Perú cinco de cada diez empresas utilizan tecnología para la gestión de inventarios.” https://www.businessempresarial.com.pe/en-el-peru-cinco-de-cada-diez-empresas-utilizan-tecnologia-para-la-gestion-de-inventarios/ (accessed Oct. 04, 2022).

[3] C. Luza, “Top 5 Mejores ERP para grandes empresas 2022,” TIPSE, Apr. 18, 2021. https://tipse.com.pe/top-5-mejores-erp-grandes-empresas/ (accessed Oct. 03, 2022).

[4] P. Sicma, “Por qué debes implementar un ERP en tu empresa,” Soluciones Integrales para la Industria 4.0, May 06, 2022. https://www.sicma21.com/que-es-un-sistema-erp/ (accessed Oct. 04, 2022).

[5] “Understanding the Workday enterprise resource management (ERP) system,” Surety Systems, Sep. 02, 2022. https://www.suretysystems.com/insights/what-is-workday-guide/ (accessed Oct. 04, 2022).

[6] “What is NetSuite.” https://rsmus.com/insights/technology/netsuite/what-is-netsuite.html (accessed Oct. 04, 2022).

[7] J. O’Donnell, “Sap s/4hana,” SearchSAP, Mar. 10, 2022. https://www.techtarget.com/searchsap/definition/SAP-S-4HANA (accessed Oct. 04, 2022).

[8]“Microsoft dynamics ERP software,” ERP Software Blog, May 12, 2009. https://www.erpsoftwareblog.com/software/ (accessed Oct. 04, 2022).